Phương pháp Ivy Lee dành sự ưu tiên cho danh sách công việc nghe có vẻ rất đơn giản.
Vào thời điểm năm 1918, Charles M. Schwab là một trong những người giàu nhất thế giới. Schwab là chủ tịch tập đoàn thép Bethlehem, công ty đóng tàu lớn nhất và nhà sản xuất thép lớn thứ 2 nước Mỹ vào thời điểm đó. Nhà phát minh Thomas Edison từng gọi Schwab là “master hustler” (Tạm dịch: Bậc thầy kiếm tiền). Ông luôn không ngừng tìm kiếm lợi thế cạnh tranh để vượt qua đối thủ.
Vào một ngày trong năm 1918, với mong muốn nâng cao hiệu quả của đội ngũ điều hành và tìm ra cách để hoàn thành công việc tốt hơn, Schwab đã gặp nhà tư vấn năng suất rất được tôn trọng lúc ấy, Ivy Lee.
Lee là một doanh nhân tự thân thành công và được biết đến rộng rãi như là người tiên phong trong lĩnh vực quan hệ công chúng (PR). Trong buổi gặp, Schwab đã mời Lee vào văn phòng của mình và nói: “Hãy chỉ cho tôi cách để hoàn thành được nhiều việc hơn.”
“Hãy cho tôi 15 phút với mỗi Giám đốc điều hành của anh,” Lee đáp.
“Tôi cần trả cho anh bao nhiêu?”, Schwab hỏi.
“Chẳng cần đâu. Trừ phi chúng không đem lại hiệu quả. Sau 3 tháng, anh có thể gửi cho tôi một tờ séc với bất kỳ số tiền nào anh cảm thấy tôi xứng đáng nhận.”
Phương pháp Ivy Lee
Trong mỗi 15 phút với từng Giám đốc điều hành, Lee giải thích phương pháp đơn giản của mình để tối ưu hóa năng suất làm việc lên mức cao nhất:
- 1. Cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra 6 điều quan trọng nhất bạn cần hoàn thành vào ngày hôm sau. Đừng viết ra nhiều hơn 6 công việc.
- 2. Xác định thứ tự ưu tiên của 6 công việc theo mức độ quan trọng thực sự của chúng.
- 3. Ngày hôm sau khi đến văn phòng, hãy chỉ tập trung vào công việc đầu tiên. Hãy làm cho đến khi hoàn thành rồi mới chuyển sang công việc thứ hai.
- 4. Tuân thủ quy tắc này cho đến khi bạn hoàn thành cả 6 công việc. Vào cuối mỗi ngày, chuyển những công việc chưa hoàn thành vào danh sách 6 công việc của ngày hôm sau.
- 5. Lặp đi lặp lại quy trình này cho mỗi ngày làm việc.
Phương pháp này nghe có vẻ đơn giản nhưng Schwab và ban điều hành của ông tại Bethlehem quyết định thử. Ba tháng sau, Schwab vô cùng vui mừng về sự tăng trưởng của công ty. Ông đã mời Lee đến văn phòng và viết một tấm séc 25,000 USD (vào khoảng 400,000 USD năm 2015) để cảm ơn.
Phương pháp Ivy Lee dành sự ưu tiên cho danh sách công việc này nghe có vẻ rất đơn giản. Vậy điều gì khiến nó có thể tạo ra những kết quả tuyệt vời đến vậy?
Dưới đây là những điều khiến phương pháp này đem lại hiệu quả:
Nó đơn giản đủ để dễ dàng áp dụng. Nhiều người cho rằng phương pháp kiểu này quá cơ bản, không giải quyết được sự phức tạp và những vấn đề khác trong cuộc sống. Điều gì xảy ra nếu có trường hợp khẩn cấp? Liệu có thể áp dụng công nghệ mới nhất để tạo ra những lợi thế tốt nhất?
Theo kinh nghiệm của tôi thì sự phức tạp thường là điểm yếu vì nó khiến mọi chuyện khó đi đúng hướng. Vì thế mà những tình huống khẩn cấp và không mong đợi sẽ tăng lên. Cố gắng bỏ qua chúng nhiều nhất có thể, chỉ đối mặt khi bạn không còn cách nào khác và cố gắng dành sự ưu tiên cho danh sách công việc quan trọng càng sớm càng tốt.
Phương pháp này giúp loại bỏ những mâu thuẫn khi bắt đầu. Chướng ngại vật lớn nhất ngăn bạn hoàn thành công việc là bắt đầu chúng. Phương pháp của Lee buộc bạn phải quyết định công việc đầu tiên phải làm vào buổi tối ngày hôm trước. Nếu đã quyết định vào hôm trước, bạn sẽ không lãng phí 3-4 tiếng để phân vân xem mình cần làm gì trước. Bạn chỉ cần thức dậy, đến văn phòng và bắt đầu làm việc ngay lập tức. Đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Sự khởi đầu đóng vai trò quan trọng giống như sự thành công trong tất cả mọi việc.
Phương pháp đòi hỏi bạn tập trung vào từng công việc. Con người hiện đại luôn thích làm nhiều việc cùng lúc. Rất nhiều người tin rằng việc đa nhiệm, bận rộn sẽ đồng nghĩa với mọi việc đang tốt lên. Điều ngược lại mới thực sự đúng. Càng có ít sự ưu tiên thì càng mang lại được kết quả tốt hơn.
Nếu nghiên cứu các chuyên gia hàng đầu trong rất nhiều lĩnh vực (như vận động viên, nghệ sĩ, nhà khoa học, giáo viên, CEO,…), bạn sẽ nhận thấy có một tính cách mà tất cả họ đều có: Sự tập trung. Lý do thì rất đơn giản. Bạn không thể hoàn thành xuất sắc công việc nếu cứ liên tục chia thời gian của mình theo hàng tá cách khác nhau. Muốn trở thành bậc thầy, trước hết bạn cần tập trung và kiên định trước.
Theo Trí Thức Trẻ
Ứng dụng Phương pháp Ivy Lee vào App trên điện thoại Color Note
Color Note là ứng dụng ghi chú đơn giản nhưng mạnh mẽ nhất. Nó cung cấp cho người dùng cách chỉnh sử Notepad đơn giản và nhanh chóng khi viết các ghi chú, ghi nhớ, email, danh sách các việc cần mua và việc cần làm. Color Note giúp việc ghi chú trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Các tính năng chính:
- Sắp xếp các ghi chú theo màu sắc.
- Widget Sticky Note.
- Bảng liệt kê dành cho danh sách việc cần làm hoặc danh sách mua sắm.
- Bảng liệt kê dành cho những việc cần phải hoàn thành.
- Sắp xếp lịch trong ứng dụng lịch.
- Khóa ghi chú bằng mật khẩu: Bảo vệ ghi chú bằng mã hóa.
- Bảo vệ bản sao lưu các ghi chú vào thẻ nhớ SD.
- Hỗ trợ sao lưu và đồng bộ trực tuyến. Người dùng có thể đồng bộ ghi chú giữa điện thoại và máy tính bảng.
- Nhắc nhở trên thanh status.
- Xem theo dạng List/Grid
- Tìm kiếm ghi chú.
- Notepad hỗ trợ add-on ColorDict.
- Nhắc nhở mạnh mẽ: Nhắc nhở theo giờ, tất cả các ngày, lặp lại.
- Ghi chú / ghi nhớ nhanh chóng.
- Chia sẻ ghi chú qua tin nhắn SMS, email, twitter.
- Sử dụng màu để phân loại ghi chú.
- Dịch vụ sao lưu và đồng bộ đám mây trực tuyến:
- Ghi chú sẽ được mã hóa trước khi đăng tải lên bằng thuật toán mã hóa AES, chuẩn mã hóa tương tự được sử dụng ở các ngân hàng khi họ bảo vệ dữ liệu người dùng.
- Không tự động gửi bất kỳ ghi chú nào lên server nếu người dùng không đăng nhập.
- Đăng nhập với Google, Facebook.
|
 |
Cách sử dụng Color Note
- Ghi chú và checklist: Tạo ghi chú về thông tin cần lưu và checklist đối với danh sách việc cần làm hay danh sách mua sắm. Bạn có thể tích bỏ các mục đã hoàn thành.
- Màu sắc: Sử dụng màu sắc cho ghi chú để giữ chúng được gọn gàng. Bạn có thể đặt tên một nhóm màu và kiểm tra có bao nhiêu ghi chú trong mỗi nhóm.
- Sticky Notes: Sử dụng widget để chuyển các ghi chú lên màn hình chủ. Giấy nhớ về ghi chú sẽ luôn xuất hiện trước mắt vậy nên bạn sẽ không quên chúng.
- Nhắc nhở: Đặt nhắc nhở thời gian đối với một ghi chú hoặc ghim ghi chú đó lên thanh status để khỏi phải quên chúng.
- Lịch: Quản lý lịch làm việc bằng cách ghi chú lại trên calendar. Bạn sẽ nhận được nhắc nhở về một ghi chú nào đó với ngày đã được ấn định.
- Sao lưu: ColorNote cũng cấp khả năng sao lưu trên thẻ nhớ mà còn đồng bộ trực tuyến. Điều này giúp ghi chú luôn được an toàn.
- Khóa ghi chú: Khóa một ghi chú nào đó với mật khẩu. Không ai có thể truy cập được ghi chú đó mà không có mật khẩu.
- Chia sẻ: Gửi ghi chú tới bạn bè qua SMS, MMS, email, tin nhắn, SNS,….
- Lưu trữ: Sử dụng tính năng archive để lưu trữ các ghi chú có chứa thông tin bạn không cần phải truy cập thường xuyên nhưng sẽ cần vào một ngày nào đó.
- Auto Link: Người dùng có thể gọi trực tiếp vào số điện thoại có trong ghi chú, tự động chuyển sang địa chỉ URL, kiểm tra địa điểm trên bản đò, gửi email và kết nối ghi chú này tới ghi chú khác.
- Tìm kiếm: Tìm một ghi chú nào đó bằng từ khóa. ColorNote sẽ hiển thị tất cả các ghi chú có chứa từ khóa đó.
- Tìm kiếm trên mạng: Tìm kiếm trên mạng về một từ nào đó đã lưu trong ghi chú. Người dùng còn có thể lấy được thông tin quan trọng mình cần rất dễ dàng và nhanh chóng.
 |
 |
